様々な契約書がありますが、それを作成するときには気をつけなければならないルールが存在します。
ルールだけではなくマナーも有りますが、まずはそちらを参考にしてみてください。
言葉を省略しない
第一に言葉を省略しない事です。
わかるだろうと思う事でも、いちいち書かなければなりませんしそれが形式です。
業界用語などではなくきちんと正式名称で記載する必要があります。
言葉を省略したがために、相手に違った意味合いで撮られてしまうというリスクも生じることになりますので注意が必要です。
第三者にもわかりやすい言葉で記載する
第三者にもわかりやすい言葉で記載するのもマナーとルールです。
暗黙の了解といった感じで使われている言葉をそのまま記載してしまうと、裁判になった時など分かりづらくなってしまうことになりますので注意です。
誰が見ても分かるかどうかがポイントとなるでしょう。
契約書は証拠としての役割を担うこともありますので、複数の解釈や言葉や表現を用いる事は危険です。
相手方と共通の理解があったとしても、訴訟ごととなったときに相手に「そういった解釈はしていない」と言われてしまえばそれまでです。
内容が曖昧な事でうまくまとまらなくなるケースもありますので、意図がきちんと伝わるような書き方が求められます。
数値で記載できるものはできるだけ具体的に表記する
数値で記載出来るものに関しては、出来るだけ具体的に表記することも大事です。
例としては、いつまでにいくつ納品する必要があるかなどの内容の場合は、何キロまたはいくつなど、わかりやすく数値化すると揉めた時に証拠になります。
報酬の設定も同様ですが、どういった仕事内容に関していくら支払うのか情報をきちんとまとめておきましょう。
当事者同士のルールではなく、法律に関しては共通の認識でつかうことができるものです。
ですから法律用語で存在する言葉であれば、できるだけその用語を用いて記載するようにします。
同じ言葉で一般的な意味合いで使われている時に違った意味合いになることもありますので、その点は注意が必要です。
契約内容を確認し、印鑑を押してサインをすればその契約は成立したことになります。
しかしその前の段階できちんとわかりやすく説明などもし、お互いに納得してからというのがとても大事です。
特に争点となりやすい部分に関しては、相手方にこれで問題はありませんかと、きちんと問うようにします。
契約書が複数枚にわたる時には割り印を押す
契約書が複数枚にわたる時には、割り印を押すようにします。
書き換えられてしまうというリスクも生じてきますので、複数間になる時には割り印を押すようにしましょう。
注意しなければならないのは、複数枚書類があるのに、そのトップのページにしか印鑑とサインが押していない事です。
これでは改ざんされてしまっても分からなくなってしまいますので要注意です。
因みに契約書の原案は、当事者のどちらが作成をしても問題はないことになっています。
一般的に例えばフリーランスと企業が契約をする場合（企業側がフリーランスに仕事を依頼するケース）、企業側が書類を作成してフリーランス側に掲示することが多いです。
しかしフリーランス側が作成をして企業に掲示する事でも問題は全くありません。
相手側から掲示されたものを、そのまま飲み込んで了承する必要も有りませんし、内容に何か納得出来ないことがあれば話し合ってその内容を修正することも可能です。
双方が協力し合ってそれを調整していくことが大事なポイントです。
何故契約書が必要なのかを考えてみる
最後に、何故契約書が必要なのかを考えてみましょう。
どういった目的でつくられているかというと、大きく分けると円滑な取引とトラブルの防止とコンプライアンスの徹底です。
必ず作成しなければならないというわけではありません。
業務委託をしているとしても、必ずしも書面で契約が行われているわけではありません。
書類を作る際には手間も時間もかかりますし、その分時間を省略することが出来るという点ではメリットも有ります。
もちろんコストも削減することが出来ますが、トラブルが発展してしまうというリスクが生じる事は言うまでも有りません。
報酬がいくらだったといっても、もう片方がいやいやいくらだったと言い張ることもでてくるかもしれないからです。
きちんと書面で記載されていれば、口約束だった時に様な事は起こりませんし、その書面で確認をすることが出来ますのでこういったやり取りはなくなります。
細かいルールなども、事前に作ってまとめておけばそれに沿って進めていくことが出来ます。
いちいち相手に確認する必要も有りませんし、その内容通りに進めることが出来るでしょう。
まとめ
またコンプライアンスの意識を高めるという意味でもメリットがあります。
コンプライアンスを重視するクリーンな会社であるという意識を社員にも持たせることが出来ます。
この意識が低いと、消費者や取引先からの信用を得られなくなってしまいますので要注意です。
このように契約書を作成するときには、ルールやマナーを心得ていく事が大事です。
